放家里还是委托机构？个人档案怎么保管最放心？
发布时间：2023-07-27 18:18:40
来源：交汇点新闻
近日，很多准备出国留学的高中或大学毕业生收到了学校提供的个人档案。由于不知如何处理，不少家长干脆把孩子的档案放在家里自行保管。南京市人才服务中心提醒，档案管理应交由专业的人才服务机构，并专门整理了一份档案保管要点。
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1.档案有多重要？
根据人社部发《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（﹝2014﹞90号），“自费出国留学及其他因私留学人员档案属于流动人员人事档案范畴”。流动人员人事档案管理实行集中统一、归口管理的管理体制，流动人员人事档案具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理，其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。严禁个人保管本人或他人档案。如果孩子的档案现在还放在家里，既不合法也不安全，家长应当把孩子的档案尽快送到人才服务机构保管起来。
流动人员人事档案是反映流动人员政治面貌、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料，是国家档案和社会信用体系的重要组成部分，是党和政府联系服务人才的重要载体，是流动人员参加机关公务员考录和国有企事业单位招聘、办理政审考察、申报职称评审和核定社保待遇等事项的重要依据。因此，如果没有档案对于上述事项都将会有很大的影响。
2.留学生的档案应该放哪里？
如果孩子是高中毕业出国留学的，档案应当存放到户籍对应的区人才服务中心。针对南京市高中毕业出国留学人员，南京市人才服务中心、南京市劳动就业服务管理中心联合下发《关于接收高中毕业留学人员档案的通知》（宁人才服﹝2018﹞17号），明确“为满足这部分留学人员将来回国就业并使用个人档案的需要”“将这部分留学人员作为储备人才，由南京市人才服务中心及各区（园区）人才服务机构为其提供档案保管服务”，原则上是就近办理，家长或孩子本人可携带未拆封的就读高中学校档案、孩子本人身份证原件或复印件、户口本原件和复印件、留学签证复印件或国外院校录取通知书打印件，已在国（境）外就读人员，须提交国（境）外院校有效期内的“在读证明”或“学生证”复印件一份，办理档案存放手续。这些项目中的涉及外文的材料需提供经过公证处公证的翻译件；如果是高校毕业出国留学的，档案一般会由学校发回生源地或由学校暂管，个人不会接触到，孩子安安心心留学就好。
特别提醒：如果是计划参加公务员及事业单位考试录用的，除了留学服务中心出具的学历认证证书，档案里还需要有国外学习期间所有的成绩表和配套的翻译件。
3.如果孩子已经出国好几年了，现在档案该怎么办？
如果孩子已经出国好几年了，家长可以尽快将未拆封的档案交到户籍对应的人才服务中心保管。如果已经取得相关国外学历学位的，还需要提供通过国家教育部留学服务中心认证学历学位，并将“学历学位认证书”打印件一并提交存档。特别提醒多是，对于在港澳台地区学习的，也需要做学历学位认证。
4.有不少家长发现自从孩子离校后，就不知道孩子档案在哪里了该怎么办？
其实孩子出国留学，档案并不一定会交给孩子的。对于高校毕业出国留学人员来说，流动人员人事档案已经形成，一般由学校发回生源地人才服务机构或者由学校暂时保管。因此，出国留学离校后不知道档案在哪里的时候可到户籍地人才中心或毕业学校查询档案，生源地在南京的也可以咨询江苏省高校招生就业指导服务中心。
5.如果孩子学成回国工作，该如何办理自己的档案？
留学回国工作人员，需要通过国家教育部留学服务中心办理学历学位认证，并将“学历学位认证书”打印件归入档案，然后根据需要档案送至相对应的档案管理部门进行保管，比如国企、事业单位录用人员，档案需要转到录用单位保管，民营企业聘用人员，根据企业开户托管情况到用人单位所在地的人才机构进行保管，出国前在人才机构办理过档案保管手续的，也可以将学历认证证书和劳动合同等工作材料送到档案所在机构，继续留存在原档案管理机构。
6.还有哪些个人档案材料需要托管？
流动人员人事档案材料分成十大类，履历材料，自传材料，鉴定考察考核材料，学历专业技术等材料，政治历史情况，党、团材料，奖励材料，处分材料，任免、出国、工资材料，其它材料，其中每一类又有很多细分。需要个人办理档案材料托管的，归纳起来有四类：一是学习材料，主要包括毕业生登记表、成绩表、学位授予材料；二是工作材料，主要包括劳动合同、离职证明；三是职称材料，主要包括职称评审表和考试通过通知单；四是党、团材料，主要包括入党申请书、入党志愿书、转正申请等。其中，学习材料和党、团材料一般都是密封成袋的，个人不能拆封，需及时归入人事档案。
7.如何了解个人档案情况？有哪些渠道？
目前，江苏省由省人社厅牵头开发了江苏省人社一体化信息平台已上线运行。大家可以在PC端搜索“江苏人社网办大厅”或者手机端下载“江苏智慧人社”App，注册登录后搜索“档案”字样就可以看到档案相关服务的列表，目前线上已开通“档案查询”“流动人员人事档案接收”“档案转出”“依据档案记载出具相关证明”等相关服务。同时南京市正试运行两项档案服务，分别是“远程阅档—个人基本信息查询”“远程阅档—查询材料件打印”。通过这两项服务，大家可以足不出户远程在线查询个人基本信息、查询档案可复印材料，并下载打印。
同时也欢迎大家关注微信公众号“南京市人才服务中心”，点击公众号页面下方“办事大厅”栏目，可以看到有一个选项是“咨询电话”，点击打开能看到南京市各区人才中心的地址和咨询电话，欢迎大家电话咨询，也可在微信端留言，在工作时间内我们南京市人才服务中心会有专门的工作人员为您答疑解惑。
8.档案管理部门有哪些提醒？
档案放在人才机构之后，后续产生的学习材料、工作经历材料请大家及时归档。档案关系到我们升学、就业、考公、考研、退休等很多方面，大家还是要充分认识到档案的重要性，档案管理应交由专业的人才服务机构来做。
新华日报·交汇点记者 黄红芳
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